RESOLVING CONFLICT THROUGH COMMUNICATION
A
As far back as Hippocrates' time (460-370 B.C.) people have tried to understand other people by characterizing them according to personality type or temperament. Hippocrates believed there were four different body fluids that influenced four basic types of temperament. His work was further developed 500 years later by Galem. These days there are any number of self-assessment tools that relate to the basic descriptions developed by Galen, although we no longer believe the source to be the types of body fluid that dominate our systems.
B
The values in self-assessments that help determine personality style, learning styles, communication styles, conflict-handling styles, or other aspects of individuals is that they help depersonalize conflict in interpersonal relationships. The depersonalization occurs when you realize that others aren't trying to be difficult, but they need different or more information than you do. They're not intending to be rude: they are so focused on the task they forget about greeting people. They would like to work faster but not at the risk of damaging the relationships needed to get the job done. They understand there is a job to do. But it can only be done right with the appropriate information, which takes time to collect. When used appropriately, understanding communication styles can help resolve conflict on teams. Very rarely are conflicts true personality issues. Usually they are issues of style, information needs, or focus.
C
Hippocrates and later Galen determined there were four basic temperaments: sanguine, phlegmatic, melancholic and choleric. These descriptions were developed centuries ago and are still somewhat apt, although you could update the wording, in today's world, they translate into the four fairly common communication styles described below:
D
The sanguine person would be the expressive or spirited style of communication. These people speak in pictures. They invest a lot of emotion and energy in their communication and often speak quickly. Putting their whole body into it. They are easily sidetracked onto a story that may or may not illustrate the point they are trying to make. Because of their enthusiasm, they are great team motivators. They are concerned about people and relationships. Their high levels of energy can come on strong at times and their focus is usually on the bigger picture, which means they sometimes miss the details or the proper order of things. These people find conflict or differences of opinion invigorating and love to engage in a spirited discussion. They love change and arc constantly looking for new and exciting adventures.
E
Tile phlegmatic person – cool and persevering – translates into the technical or systematic communication style. This style of communication is focused on facts and technical details. Phlegmatic people have an orderly, methodical way of approaching tasks, and their focus is very much on the task, not on the people, emotions, or concerns that the task may evoke. The focus is also more on the details necessary to accomplish a task.
Sometimes the details overwhelm the big picture and focus needs to be brought back to the context of the task. People with this style think the facts should speak for themselves, and they are not as comfortable with conflict. They need time to adapt to change and need to understand both the logic of it and the steps involved.
F
The melancholic person who is softhearted and oriented toward doing things for others translates into the considerate or sympathetic communication style. A person with this communication style is focused on people and relationships. They are good listeners and do things for other people sometimes to the detriment of getting things done for themselves. They want to solicit everyone's opinion and make sure everyone is comfortable with whatever is required to get the job done. At times this focus on others can distract from the task at hand. Because they are so concerned with the needs of others and smoothing over issues, they do not like conflict. They believe that change threatens the status quo and tends to make people feel uneasy, so people with this communication style, like phlegmatic, people need time to consider the changes in order to adapt to them.
G
The choleric temperament translates into the bold or direct style of communication. People with this style are brief in their communication - the fewer words the better. They are big picture thinkers and love to be involved in many things at once. They are focused on tasks and outcomes and often forget that the people involved in carrying out the tasks have needs. They don't do detail work easily and as a result can often underestimate how much time it takes to achieve the task. Because they are so direct, they often seem forceful and can be very intimidating to others. They usually would welcome someone challenging them. But most other styles are afraid to do so. They also thrive on change, the more the better.
H
A well-functioning team should have all of these communication styles for true effectiveness. All teams need to focus on the task, and they need to take care of relationships in order to achieve those tasks. They need the big picture perspective or the context of their work, and they need the details to be identified and taken care of for success. We all have aspects of each style within us. Some of us can easily move from one style to another and adapt our style to the needs of the situation at hand-whether the focus is on tasks or relationships. For others,a dominant style is very evident, and it is more challenging to see the situation from the perspective of another style.
The work environment can influence communication styles either by the type of work that is required or by the predominance of one style reflected in that environment. Some people use one style at work and another at home. The good news about communication styles is that we all have the ability to develop flexibility in our styles. The greater the flexibility we have, the more skilled we usually are at handling possible and actual conflicts. Usually it has to be relevant to US to do so, either because we think it is important or because there are incentives in our environment to encourage it. The key is that we have to want to become flexible with our communication style. As Henry Ford said, "Whether you think you can or you can't, you're right!"
Reading Passage 3 has eight sections A-H. Choose the correct heading for each section from the list of headings below. Write the correct number I-X in boxes 1-8 on your answer sheet.
List of Headings
i.) Different personality types mentioned
ii.) recommendation of combined styles for group
iii.) Historical explanation of understanding personality
iv.) A lively and positive attitude person depicted
v.) A personality likes challenge and direct communication
vi.) different characters illustrated
vii.) Functions of understanding communication styles
viii.) Cautious and considerable person cited
ix.) Calm and Factual personality illustrated
x.) Self-assessment determines one's temperament
1. Section A
2. Section B
3. Section C
4. Section D
5. Section E
6. Section F
7. Section G
8. Section H
Do the following statements agree with the information given in Reading Passage 3. In boxes 35-39 on your answer sheet, write
TRUE if the statement is true
FALSE if the statement is false
NOT GIVEN if the information is not given in the passage
9. it is believed that sanguine people do not like variety
10. Melancholic and phlegmatic people have similar characteristics
11. It is the sanguine personality that needed most in the workplace.
12. It is possible for someone to change type of personality.
13. work surrounding can affect which communication style is the most effective.
Choose the correct letter A, B, C or D.
Write your answers in box 40 on your answer sheet.
14. The author thinks self-assessment tools can be able to
27. iii
28. vii
29. i
30. iv
31. ix
32. viii
33. v
34. ii
35. FALSE
36. TRUE
37. NOT GIVEN
38. TRUE
39. TRUE
40. B
GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT QUA GIAO TIẾP
A
Ngay từ thời kỳ của Hippocrates (460-370 trước Công nguyên), con người đã cố gắng hiểu người khác mô tả tính cách của họ theo kiểu tính cách hoặc tính khí. Hippocrates tin rằng có bốn chất dịch cơ bản ảnh hưởng đến bốn loại tính cách cơ bản. Công trình của ông đã được Galem phát triển thêm 500 năm sau. Ngày nay, có rất nhiều công cụ tự đánh giá liên quan đến các mô tả cơ bản do Galen phát triển, mặc dù chúng tôi không còn tin rằng nguồn gốc là các loại chất dịch cơ thể chi phối hệ thống của chúng ta.
B
Những giá trị trong các đánh giá bản thân giúp xác định kiểu tính cách, kiểu học tập, kiểu giao tiếp, kiểu xử lý xung đột hoặc các khía cạnh khác của cá nhân là giúp giảm tính cá nhân hóa xung đột trong các mối quan hệ cá nhân. Việc giảm tính cá nhân hóa xảy ra khi bạn nhận ra rằng người khác không cố ý gây khó khăn, mà họ cần thông tin khác hoặc nhiều hơn so với bạn. Họ không có ý thô lỗ: họ tập trung quá nhiều vào công việc nên quên chào hỏi người khác. Họ muốn làm việc nhanh hơn nhưng không muốn gây thiệt hại cho mối quan hệ cần thiết để hoàn thành công việc. Họ hiểu rằng có công việc cần phải làm. Nhưng nó chỉ có thể được thực hiện đúng với những thông tin phù hợp và cần có thời gian để thu thập. Khi được sử dụng một cách thích hợp, hiểu được phong cách giao tiếp có thể giúp giải quyết xung đột trong nhóm. Rất hiếm khi xung đột xảy ra vấn đề thực sự về tính cách. Thông thường chúng là các vấn đề về phong cách, nhu cầu thông tin hoặc trọng tâm.
C
Hippocrates và sau đó là Galen xác định rằng có bốn tính cách cơ bản: lạc quan, lãnh đạm, u sầu và nóng nảy. Các mô tả này đã được phát triển từ nhiều thế kỷ trước và vẫn còn tương đối phù hợp, mặc dù có thể có những sự khác nhau trong cách diễn đạt nhưng trong thế giới ngày nay, chúng được chuyển thành bốn kiểu giao tiếp khá phổ biến dưới đây:
D
Người lạc quan sẽ là người có phong cách giao tiếp biểu cảm hoặc sôi nổi. Những người này nói chuyện bằng hình ảnh. Họ đầu tư nhiều cảm xúc và năng lượng vào việc giao tiếp và thường nói nhanh. Họ đặt toàn bộ cơ thể vào đó. Họ dễ dàng bị lạc hướng vào một câu chuyện có thể minh họa hoặc không minh họa được quan điểm mà họ đang cố gắng đưa ra. Bởi sự hăng hái của mình, họ là người thúc đẩy đội nhóm xuất sắc. Họ quan tâm đến con người và mối quan hệ. Mức độ năng lượng cao của họ có thể khiến họ có lúc trở nên quá mạnh mẽ và tập trung thường vào tổng thể, điều này có nghĩa là đôi khi họ bỏ sót chi tiết hoặc thứ tự chính xác của mọi thứ. Những người này cảm thấy xung đột hoặc ý kiến khác nhau là nguồn động lực và thích tham gia vào cuộc thảo luận sôi nổi. Họ yêu thích sự thay đổi và luôn tìm kiếm những cuộc phiêu lưu mới và thú vị.
E
Người lãnh đạm - lạnh lùng và kiên nhẫn - được dịch thành kiểu giao tiếp kỹ thuật hoặc có hệ thống. Kiểu giao tiếp này tập trung vào sự thực tế và chi tiết kỹ thuật. Những người lãnh đạm có cách tiếp cận công việc có trật tự, phương pháp và họ tập trung chủ yếu vào công việc, không phải vào con người, cảm xúc hoặc mối quan tâm mà công việc có thể gây ra. Sự tập trung cũng chủ yếu vào các chi tiết cần thiết để hoàn thành công việc. Đôi khi các chi tiết lấn át bức tranh tổng thể và cần phải tập trung vào bối cảnh của nhiệm vụ. Những người có phong cách này nghĩ rằng sự thật sẽ tự nói lên điều đó và họ không thoải mái với xung đột. Họ cần thời gian để thích ứng với sự thay đổi và cần hiểu cả logic của nó cũng như các bước liên quan.
F
Người u sầu, mềm lòng và có định hướng làm việc cho người khác sẽ chuyển sang phong cách giao tiếp ân cần hoặc thông cảm. Người có kiểu giao tiếp này tập trung vào con người và mối quan hệ. Họ là những người biết lắng nghe và đôi khi làm việc cho người khác nhưng lại gây bất lợi cho chính họ. Họ muốn lấy ý kiến của mọi người và đảm bảo mọi người cảm thấy thoải mái với bất kỳ điều gì cần thiết để hoàn thành công việc. Đôi khi sự tập trung vào người khác có thể làm lệch khỏi công việc đang xử lý. Bởi vì họ quan tâm đến nhu cầu của người khác và làm nhẹ các vấn đề, họ không thích xung đột. Họ tin rằng sự thay đổi đe dọa tình hình hiện tại và có xu hướng làm cho mọi người cảm thấy không thoải mái, nên những người có kiểu giao tiếp này, giống như những người lãnh đạm, cần thời gian để xem xét các thay đổi để thích nghi với chúng.
G
Tính khí nóng nảy chuyển thành phong cách giao tiếp táo bạo hoặc trực tiếp. Những người có kiểu này nói chuyện ngắn gọn - ít từ càng tốt. Họ suy nghĩ lớn và thích tham gia nhiều việc cùng một lúc. Họ tập trung vào công việc và kết quả và thường quên rằng những người tham gia thực hiện công việc cũng có nhu cầu. Họ không thể dễ dàng thực hiện công việc chi tiết và kết quả thường là họ thường đánh giá thấp lượng thời gian để hoàn thành công việc. Bởi vì quá thẳng thắm, họ thường dường như quyết đoán và có thể làm cho người khác cảm thấy bị đe dọa. Thường thì họ sẽ chào đón ai đó thách thức họ. Nhưng hầu hết các kiểu khác đều sợ làm điều đó. Họ cũng thích sự thay đổi, càng nhiều càng tốt.
H
Một đội nhóm hoạt động tốt cần có tất cả các kiểu giao tiếp này để đạt hiệu quả thực sự. Tất cả các đội nhóm cần tập trung vào công việc và cần chăm sóc mối quan hệ để đạt được các nhiệm vụ đó. Họ cần có cái nhìn tổng thể hoặc bối cảnh công việc của họ, và họ cần xác định và xử lý các chi tiết để đảm bảo thành công. Tất cả chúng ta đều có những khía cạnh của từng phong cách bên trong mình. Một số người trong chúng ta có thể dễ dàng chuyển từ phong cách này sang phong cách khác và điều chỉnh phong cách của mình cho phù hợp với nhu cầu của tình huống hiện tại - cho dù trọng tâm là nhiệm vụ hay các mối quan hệ. Đối với những người khác, một phong cách thống trị là rất rõ ràng và việc nhìn nhận tình hình từ góc độ của một phong cách khác sẽ khó khăn hơn.
Môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp theo loại công việc được yêu cầu hoặc bởi sự nổi trội của một phong cách được phản ánh trong môi trường đó. Một số người sử dụng một phong cách ở nơi làm việc và một phong cách khác ở nhà. Tin tốt về phong cách giao tiếp là tất cả chúng ta đều có khả năng phát triển sự linh hoạt trong phong cách của mình. Chúng ta càng linh hoạt thì chúng ta càng có kỹ năng xử lý những xung đột thực tế và có thể xảy ra. Thông thường, điều đó phải phù hợp với chúng ta để làm như vậy, vì chúng ta nghĩ rằng nó quan trọng hoặc vì môi trường của chúng ta có những động cơ khuyến khích điều đó. Điều quan trọng là chúng ta phải muốn trở nên linh hoạt trong phong cách giao tiếp của mình. Như Henry Ford đã nói: “Dù bạn nghĩ mình có thể hay không thể, bạn đều đúng!”
